プライバシーポリシー

タヴォレニ会計事務所（以下「当事務所」といいます）は、お客様の信頼を最も重要な財産の一つと考えています。本ポリシーは、当事務所がウェブサイト、来所面談、電話、電子メール、記帳代行、税務申告、監査支援その他のサービスを通じて取得する個人情報について、どのような目的で利用し、どのように保護するかを説明するものです。当事務所は日本の個人情報の保護に関する法律、税理士法その他関連する法令およびガイドライン、一般に認められた安全管理の考え方を踏まえて情報を取り扱います。

1. 取得する情報

当事務所は、お名前、ふりがな、住所、郵便番号、電話番号、電子メールアドレス、生年月日、マイナンバー（利用目的の範囲内に限る）、口座情報、帳簿・証憑類、契約書、給与関係資料、ご相談内容など、業務の遂行に必要な情報を取得します。法人のお客様については、会社名、法人番号、部署名、担当者名、決算関連資料、登記情報など業務遂行に必要な情報を取得する場合があります。

ウェブサイトの利用時には、IPアドレス、端末種別、ブラウザ、閲覧ページ、参照元、閲覧日時、Cookie識別子、フォーム送信状況などの技術情報が自動的に記録される場合があります。これらは障害の調査、不正利用の防止、閲覧環境の改善、利用傾向の把握に用いられます。当事務所は、業務遂行に必要のない機微な情報を積極的に求めません。ご相談内容に健康、家族関係等の情報が含まれる場合は、業務対応に必要な範囲でのみ取り扱います。

2. 利用目的

取得した情報は、記帳代行、税務申告書類の作成、監査支援、経営相談、見積書や請求書の作成、支払確認、問い合わせへの回答、制度変更等の連絡、契約履行、本人確認、法定調書の作成、記録保全のために利用します。また、サービス品質の確認、スタッフ教育、ウェブサイトの改善、業務計画の立案、法令上の義務への対応、権利侵害や不正行為への対処にも利用することがあります。

制度改正や季節のお知らせは、お客様の同意がある場合、または法令上認められる適切な関係がある場合に送信します。お客様は案内に記載された方法または当事務所への連絡により、いつでも配信停止を申し出ることができます。配信停止後も、業務連絡、申告期限の案内、重要な規約変更などサービス提供に不可欠な通知は送信する場合があります。

3. 法的根拠と適正な取得

当事務所は、利用目的を明確にし、偽りその他の不正な手段によって個人情報を取得しません。契約の履行に必要な情報、法的義務の遵守に必要な情報、当事務所または第三者の正当な利益のために必要でお客様の権利を不当に害しない情報、明確な同意に基づく情報を区別して扱います。同意を撤回した場合でも、撤回前に適法に行われた取扱いの有効性には影響しません。

4. 委託と第三者提供

当事務所は、税務署等の行政機関、提携する社会保険労務士や弁護士、会計システムの保守事業者、クラウド保管事業者などに、業務上必要な範囲で取扱いを委託または提供することがあります。その際は、委託先の安全管理体制を確認し、秘密保持、目的外利用の禁止、再委託条件、事故報告、返却または削除について適切な契約と監督を行います。

法令に基づく場合、人の生命、身体または財産の保護に必要で同意を得ることが困難な場合、税務申告その他法定の手続に必要な場合、国や地方公共団体の法定事務への協力が必要な場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者へ提供しません。マイナンバーは、法令で定められた税務・社会保障関係の手続以外の目的では利用しません。

5. 国外での取扱い

利用するクラウドサービスの設備が日本国外に所在する可能性があります。当事務所が国外の事業者に個人データを取り扱わせる場合は、所在国の制度、事業者の保護措置、契約上の管理を確認し、法令が求める情報提供または同意取得を行います。具体的な委託先や保護措置について確認を希望される場合は、下記窓口へお問い合わせください。

6. 保管期間

個人情報は、利用目的の達成、契約上の紛争対応、税理士法および関係法令が定める帳簿・書類の保存義務を考慮して必要な期間だけ保管します。問い合わせ記録は通常、最終対応から三年間を目安とし、業務関連書類は関係法令が定める期間（申告関係書類は原則7年間など）を目安に保存します。保存の必要がなくなった情報は、復元が困難な方法で削除または匿名化します。紙の記録は裁断または適切な廃棄事業者を通じて処分します。

7. 安全管理措置

当事務所は、アクセス権限の限定、認証情報の管理、端末の更新、通信の暗号化、バックアップ、記録の点検、従業者への教育、書類の施錠保管など、規模とリスクに応じた対策を行います。事故が発生した場合は、影響範囲を調査し、拡大防止、復旧、原因分析、再発防止を実施します。法令上必要な場合は、個人情報保護委員会への報告および影響を受ける方への通知を速やかに行います。

8. お客様の権利

お客様は、法令に定める範囲で、保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供の停止、第三者提供記録の開示を請求できます。請求時には、なりすましを防ぐため本人確認をお願いする場合があります。代理人による請求では、代理権を示す書類が必要です。調査に時間を要する場合は受付後の見通しをお知らせし、請求に応じられない場合は可能な範囲で理由を説明します。

9. 対応実績の紹介

ご支援した案件の概要を対応実績として紹介する場合があります。個人名、住所、取引金額、口座情報など個人や法人を識別できる情報は、明確な同意がない限り公開しません。事例として紹介する場合は業種や規模を一般化した形にとどめ、掲載後に合理的な削除希望があった場合は、権利関係を確認したうえで誠実に対応します。

10. 未成年者の情報

未成年の方が問い合わせを行う場合、内容に応じて保護者の同意を確認することがあります。当事務所が保護者の同意なく不適切に情報を取得したことが判明した場合は、必要な確認を行い、削除その他の適切な措置を取ります。

11. Cookieと外部サービス

当サイトは、設定の保持、閲覧状況の把握、安全性の確保にCookie等を利用します。Cookieの種類、目的、選択方法についてはCookieポリシーをご確認ください。地図など外部サービスの表示により、外部事業者が端末情報を取得する場合があります。外部事業者の取扱いは各事業者のポリシーにも従います。

12. ポリシーの変更

法令、サービス内容、利用技術の変更に応じて本ポリシーを改定することがあります。重要な変更は、当サイト上で分かりやすく告知し、必要な場合は改めて同意を求めます。改定版は掲載日から適用されますが、法令または告知で別の日を示した場合はその日から適用します。

13. お問い合わせ窓口

個人情報に関する質問、苦情、請求は、タヴォレニ会計事務所 個人情報相談窓口までご連絡ください。所在地は〒179-0106 長野県西石原村3丁目8番2号、電話番号は +81 99 0460 9247、電子メールは [email protected] です。受付時間は営業日の10時から17時までです。当事務所は内容を確認し、合理的な期間内に誠実に対応します。